شركة متخصصة في مجال الأغذية تُعلن عن شاغر وظيفي: سكرتير تنفيذي — الرياض
شركة رائدة ومتخصصة في قطاع الأغذية تعلن عن حاجتها لشغل منصب سكرتير تنفيذي في مقرها بمدينة الرياض. تبحث الشركة عن مرشح منظم ومسؤول يتمتع بخبرة في السكرتارية التنفيذية ومهارات تواصل عالية، ليقوم بدور محوري في دعم الإدارة التنفيذية وضمان تنفيذ الاجتماعات والمهام بدقة وسرعة، مع الحفاظ على سرية الوثائق وسلاسة التواصل الداخلي والخارجي.
لماذا هذه الفرصة مهمة؟
العمل كسكرتير تنفيذي في شركة أغذية يمنحك فرصة للمساهمة المباشرة في تحسين كفاءة الإدارات وتيسير اتخاذ القرار عبر تنظيم أعمال المدراء وإعداد تقارير وعروض تقديمية احترافية. الدور متنوع ويجمع بين المهام الإدارية والتنسيق والمتابعة وتحليل البيانات، ما يجعله مناسبًا للراغبين في تعزيز خبرتهم والارتقاء بمسارهم المهني داخل بيئة عملية وديناميكية في الرياض.
المسمى الوظيفي
سكرتير تنفيذي
المهام والمسؤوليات التفصيلية
- تنظيم وإدارة جداول المواعيد والاجتماعات:
- تنسيق مواعيد المدراء والاجتماعات الداخلية والخارجية، وإصدار جداول زمنية واضحة ومحدَّثة.
- متابعة تأكيد الحضور وترتيبات المكان ووسائل الاتصال (حجوزات قاعات، تجهيزات تقنية، مكالمات فيديو).
- متابعة أعمال مدراء الأقسام والتأكد من تنفيذ المهام وفق الخطط المحددة:
- التواصل المستمر مع مديري الأقسام لمعرفة تقدم الأعمال، وتذكير المعنيين بالمواعيد النهائية.
- إعداد قوائم متابعة يومية وأسبوعية لعرضها على الإدارة العليا.
- حضور الاجتماعات، تدوين محاضر، ومتابعة تنفيذ التوصيات:
- حضور الاجتماعات الهامة وتوثيق محاضر دقيقة وواضحة باللغتين العربية والإنجليزية عند الحاجة.
- توزيع المحاضر على المعنيين ومتابعة تنفيذ التوصيات والإجراءات المتفق عليها.
- إعداد التقارير الدورية وتحليل البيانات:
- تجميع البيانات المطلوبة لإعداد تقارير شهرية أو ربع سنوية عن أداء الأنشطة أو تقدم المشاريع.
- إجراء تحليلات في Excel لاستخراج مؤشرات الأداء وملاحظات للتوجيه الإداري.
- إعداد عروض تقديمية احترافية باستخدام PowerPoint:
- تصميم عروض مرئية واضحة ومرتبة تدعم قرارات الإدارة، مع مراعاة الهوية البصرية للشركة.
- تجهيز ملفات العرض بتنسيق جاهز للاجتماعات واللقاءات الرسمية.
- إدارة المراسلات الرسمية والتواصل الداخلي والخارجي بكفاءة:
- صياغة المراسلات الرسمية باللغة العربية والإنجليزية، وتنظيم المظاريف الإلكترونية والورقية.
- تنسيق الاتصالات مع الجهات الخارجية والعملاء والموردين بأسلوب لبق ومهني.
- تنظيم وحفظ الملفات والوثائق بسرية عالية:
- إنشاء نظام أرشفة محدث، سواءً رقميًا أو ورقيًا، مع ضمان سرية وسهولة استرجاع الوثائق.
- المحافظة على المستندات الحساسة وتحديد صلاحيات الوصول إليها.
المتطلبات والمؤهلات
- خبرة عملية لا تقل عن سنتين في السكرتارية التنفيذية أو منصب مشابه.
- مهارات تواصل عالية ولباقة في التعامل مع مختلف المستويات الإدارية والعملاء.
- إجادة ممتازة لبرنامج Excel: إنشاء الجداول، استخدام الصيغ، إجراء تحليلات بيانات وإعداد تقارير.
- إجادة إعداد محاضر الاجتماعات وإدارتها باللغة العربية واللغة الإنجليزية (كتابة وتوثيق وتلخيص النقاط).
- إجادة إعداد عروض PowerPoint احترافية.
- قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت والعمل تحت ضغط المواعيد النهائية.
- دقة في التعامل مع التفاصيل وحس عالي بالسرية والمسؤولية.
- مهارات استخدام الحاسب والتطبيقات المكتبية وبرامج البريد الإلكتروني وأنظمة إدارة الملفات.
كيفية التقديم
لمن تتوفر فيه الشروط والرغبة في التقدم، يُرجى إرسال السيرة الذاتية المحدثة إلى البريد الإلكتروني التالي: job@rosesweets.com.sa. يُفضّل إرفاق خطاب تقديمي قصير يوضح خبراتك في السكرتارية التنفيذية وأمثلة عملية على استخدام Excel وإعداد العروض ومحاضر الاجتماعات (يمكن إرفاق نماذج عملية إن وُجدت).
نصائح لكتابة سيرة ذاتية ورسالة تقديم قوية
- ابدأ بملخص مهني قصير يوضح سنوات الخبرة، المهارات الأساسية (Excel، PowerPoint، إدارة مواعيد، محاضر اجتماعات)، وأبرز الإنجازات.
- في قسم الخبرات، اذكر مسؤولياتك بصورة ملموسة مع أمثلة قابلة للقياس إن أمكن (مثل تحسين نظام الأرشفة، تقليل تأخير الاجتماعات، أو إعداد تقارير أدت لقرارات محددة).
- أدرج مهارات تقنية محددة: مستوى Excel (جداول محورية، صيغ، رسوم بيانية)، برامج المكتب، أنظمة إدارة البريد والملفات.
- إن أمكن، أرفق نموذج محضر اجتماع أو عرض تقديمي قمت بإعداده (مع إخفاء أي معلومات حساسة).