أخصائي تنسيق ومتابعة تنفيذية أول
يعلن فريق توظيف عن توفر شاغر لوظيفة “أخصائي تنسيق ومتابعة تنفيذية أول” ضمن بيئة مؤسسية محترفة تتطلب دقة تنفيذية وقدرة على التنسيق بين الإدارات المختلفة. الدور محوري في تحويل توجيهات الإدارة التنفيذية إلى خطط عمل قابلة للقياس ومتابعة يومية تضمن تحقيق الأهداف المؤسسية. المرشح الناجح سيكون حلقة وصل فعّالة بين القيادة والإدارات التنفيذية، ويقدم تقارير واضحة ومقترحات عملية لحل المعوقات. ندعو ذوي الخبرة والمؤهلات المطابقة للتقديم عبر البريد الإلكتروني المبين أدناه.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- تحويل توجيهات الإدارة التنفيذية إلى مهام واضحة مع تحديد الجداول الزمنية، معايير النجاح، والأطراف المسؤولة عن التنفيذ.
- إعداد وتحديث سجل متابعة مركزي (Dashboard) يجمع جميع المبادرات والمهام ويمكّن من تتبع الحالة اللحظية للإنجاز.
- توثيق محاضر الاجتماعات عمليًا ومتابعة تنفيذ القرارات، والتأكد من إغلاق البنود وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه.
- إعداد ورفع تقارير دورية (يومية/أسبوعية/شهرية) تتضمن حالة المهام، العقبات المقابلة، واقتراحات الحلول والإجراءات التصحيحية.
- تنسيق الأولويات بين القطاعات والإدارات لضمان توجيه الموارد والجهود نحو تحقيق الأهداف الأكثر إلحاحًا.
- رصد المخاطر التشغيلية المرتبطة بتنفيذ الخطط ورفع تنبيهات مبكرة مع توصيات لتخفيفها.
- إعداد تقارير أسبوعية مختصرة تتضمن مؤشرات الأداء KPIs ونسب الإنجاز لكل مشروع أو مبادرة.
المؤهلات والخبرة المطلوبة
- خبرة عملية لا تقل عن 4 سنوات في المكاتب التنفيذية، إدارة المشاريع، أو العمل داخل بيئة مؤسسية كبيرة ذات مستويات قرار متعددة.
- إتقان إعداد التقارير ولوحات المتابعة (Dashboards) باستخدام أدوات مايكروسوفت أوفيس وخاصة Excel وPowerPoint، والقدرة على استخدام أدوات المتابعة الرقمية (مثل MS Project، Trello، Asana، أو أدوات ERP/BI إن وُجدت).
- إجادة اللغة الإنجليزية كتابة ومحادثة لتمكين التواصل مع الشركاء الداخليين أو الخارجيين وإعداد التقارير ثنائية اللغة عند الحاجة.
المهارات والسلوكيات المطلوبة
- قدرة تنظيمية عالية وإدارة أولويات احترافية تسمح بموازنة متطلبات مشاريع متعددة في آن واحد.
- مهارة دقيقية في إعداد محاضر الاجتماعات، متابعة الفعاليات التنفيذية، وضمان توثيق القرارات بوضوح.
- مهارات تحليلية قوية لقراءة بيانات الأداء وتقديم توصيات عملية مستندة إلى الأدلة.
- تواصل شفهياً وكتابياً ممتاز، وملاءمة للعمل ضمن فرق متعددة التخصصات.
- التزام بالسرية وحس مهني عالي عند التعامل مع معلومات الإدارة التنفيذية.
- قدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.
مخرجات الأداء المتوقعة
- سجلات متابعة محدثة بدقة تعكس حالة الإنجاز الفعلية لكل مبادرة.
- تقارير أسبوعية واختصارية عن مؤشرات الأداء ونسب الإنجاز تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة.
- انخفاض في الفجوات التنفيذية وزيادة في معدل إغلاق بنود القرارات ضمن المواعيد المستهدفة.
- اقتراحات وحلول فعّالة للتعامل مع مخاطر التنفيذ ومعوقات سير العمل.
نصائح لإعداد سيرة ذاتية قوية للوظيفة
- أدرج خبراتك في مكاتب تنفيذية أو مشاريع محددة مع ذكر أمثلة كمية (مثل: عدد المبادرات التي راقبتها، نسبة إغلاق البنود خلال فترة معينة).
- أبرز خبرتك في إعداد لوحات المتابعة (Dashboard) وأنظمة التقارير، مع ذكر الأدوات والبرمجيات التي استخدمتها.
- أرفق نماذج أو أمثلة مختصرة للتقارير أو الملخصات التنفيذية التي قمت بإعدادها (إن أمكن).
- اذكر مستوى إجادتك للغة الإنجليزية وأي شهادات أو دورات متعلقة بإدارة المشاريع أو أدوات المتابعة.
طريقة التقديم
للمهتمين والمؤهلين، يُرجى إرسال السيرة الذاتية المحدثة إلى البريد الإلكتروني التالي:
lookingHRTalent@outlook.com
ملاحظة: ضع عنوان الرسالة واضحًا يعكس المسمى الوظيفي (مثال: “تقديم — أخصائي تنسيق ومتابعة تنفيذية أول — اسم المتقدم”) لتسهيل عملية الفرز.